POS: Παραστατικά

Τα Παραστατικά είναι η λίστα με όλες τις κινήσεις παραστατικών του καταστήματος σε ένα μέρος: αποδείξεις λιανικής, τιμολόγια, πιστωτικά και δελτία αποστολής. Τη βρίσκεις στο αριστερό μενού, κάτω από το POS, και εμφανίζεται μόνο όταν το POS είναι ενεργό στο κατάστημά σου.

• Τι εμφανίζεται στη λίστα
• Φίλτρα και εύρεση
• Κατάσταση παραστατικού
• Επανεκτύπωση ως αντίγραφο
• Ακύρωση και πιστωτικά
• Διαγραφή
• Εξαγωγή σε XLS / CSV
• Δικαιώματα

Τι εμφανίζεται στη λίστα

Η λίστα συγκεντρώνει τρεις πηγές και τις δείχνει ταξινομημένες με τα νεότερα πρώτα:

• Αποδείξεις, τιμολόγια και πιστωτικά που εκδίδει το POS. Κάθε πώληση έχει το παραστατικό της και, αν γίνει επιστροφή, και το πιστωτικό της.
• Δελτία αποστολής ενδοδιακίνησης μεταξύ καταστημάτων, όπως εκδίδονται από το Displayer. Στη στήλη «Πελάτης / Προς» φαίνεται η διαδρομή από κατάστημα → προς κατάστημα και, αντί για ποσό, τα τεμάχια που μεταφέρθηκαν.
• Πωλήσεις του POS χωρίς ξεχωριστή εγγραφή παραστατικού. Φαίνονται με την ένδειξη «POS» κάτω από τον τύπο, και η απόδειξη ή το τιμολόγιό τους τυπώνεται από την ίδια την παραγγελία.

Σε κάθε γραμμή βλέπεις: ημερομηνία και ώρα, τύπο παραστατικού (με τον κωδικό του από κάτω), αριθμό (σειρά και αύξων αριθμός), την παραγγελία στην οποία ανήκει (με σύνδεσμο που ανοίγει την παραγγελία), τον πελάτη, το ποσό, την κατάσταση και τα εικονίδια ενεργειών. Τα πιστωτικά φαίνονται με κόκκινο αρνητικό ποσό και τα ακυρωμένα παραστατικά με γκρι χρώμα και διαγραμμισμένο αριθμό.

Οι τύποι παραστατικών που μπορεί να δεις:

• Δελτίο Λιανική Πώλησης (11.1), δηλαδή η απόδειξη λιανικής και το Πιστωτικό Στοιχείο Λιανικής της (11.4).
• Τιμολόγιο – Δελτίο Αποστολής (1.1) και το Πιστωτικό Τιμολόγιο του (5.1).
• Δελτίο Αποστολής ενδοδιακίνησης (9.3).
• Όποιος άλλος τύπος έχει οριστεί στις «Σειρές παραστατικών» των Παραμετρικών Λιστών.

Φίλτρα και εύρεση

Στην πάνω μπάρα ορίζεις τι θα δεις. Μόλις αλλάξεις ένα φίλτρο, η λίστα ανανεώνεται χωρίς άλλο πάτημα:

• Αποτελέσματα ανά σελίδα: 25, 50, 100 ή 200.
• Από / Έως: εύρος ημερομηνιών.
• Τύπος: ένας συγκεκριμένος τύπος παραστατικού. Η λίστα περιέχει μόνο τους τύπους που υπάρχουν πράγματι στο κατάστημά σου.
• Κατάσταση: Εσωτερικό, Σε αναμονή, Εστάλη, Σφάλμα ή Ακυρώθηκε.
• Εύρεση: ψάχνει στον αριθμό, την παραγγελία, τον πελάτη, το ΜΑΡΚ και το όνομα του τύπου. Το ✖ δίπλα της καθαρίζει όλα τα φίλτρα.

Δίπλα στα φίλτρα εμφανίζεται το Σύνολο των ποσών της τρέχουσας αναζήτησης. Στο σύνολο δεν προσμετρώνται τα ακυρωμένα και τα πιστωτικά αφαιρούνται, ώστε να βλέπεις το καθαρό ποσό των παραστατικών που φιλτράρισες.

Κατάσταση παραστατικού

Η στήλη με το εικονίδιο του αεροπλανιού δείχνει πού βρίσκεται κάθε παραστατικό ως προς την ηλεκτρονική διαβίβαση:

• Εσωτερικό: το παραστατικό υπάρχει στο eShop και δεν έχει σταλεί πουθενά.
• Σε αναμονή: περιμένει να σταλεί στον πάροχο ή το ERP.
• Εστάλη: έχει σταλεί και στη θέση της ετικέτας φαίνεται ο ΜΑΡΚ. Ένα παραστατικό που έχει σταλεί δεν αλλάζει πια: ούτε διαγράφεται ούτε ακυρώνεται με διαγραφή.
• Σφάλμα: η αποστολή απέτυχε. Αν περάσεις το ποντίκι πάνω από την ένδειξη, φαίνεται το μήνυμα σφάλματος.
• Ακυρώθηκε: το παραστατικό έχει ακυρωθεί.

Η σύνδεση με συγκεκριμένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή το myDATA δεν είναι ακόμα ενεργή, οπότε σήμερα τα περισσότερα παραστατικά εμφανίζονται ως «Εσωτερικό».

Επανεκτύπωση ως αντίγραφο

Το εικονίδιο του εκτυπωτή σε κάθε γραμμή ανοίγει το παραστατικό σε παράθυρο προεπισκόπησης, πάντα ως αντίγραφο. Έτσι το πρωτότυπο δεν ξαναεκδίδεται και δεν δημιουργείται νέος αριθμός. Ισχύει για αποδείξεις, τιμολόγια, πιστωτικά και δελτία αποστολής.

Ακύρωση και πιστωτικά

Το εικονίδιο ακύρωσης (κύκλος με διαγώνια γραμμή) εμφανίζεται μόνο όπου επιτρέπεται, και η ενέργεια εξαρτάται από τον τύπο:

• Απόδειξη ή τιμολόγιο: δεν διαγράφεται. Στη θέση της εκδίδεται το πιστωτικό της, με δική του σειρά και αριθμό, και το αρχικό παραστατικό φαίνεται ως «Ακυρώθηκε». Επιτρέπεται μόνο στο τελευταίο παραστατικό της πώλησης και μόνο αν δεν έχει ήδη ακυρωθεί.
• Δελτίο αποστολής που δεν έχει σταλεί: παίρνει κατάσταση «Ακυρώθηκε».
• Πώληση χωρίς εγγραφή παραστατικού: δεν ακυρώνεται από εδώ, γιατί είναι η ίδια η πώληση. Την ακυρώνεις από τις Παραγγελίες ή από την επιστροφή του POS.

Πριν ολοκληρωθεί η ακύρωση, το σύστημα ζητά επιβεβαίωση. Στο τέλος εμφανίζεται μήνυμα που λέει ποια παραστατικά ακυρώθηκαν και ποια δεν επιτρέπεται να ακυρωθούν, με τον λόγο.

Διαγραφή

Το εικονίδιο του κάδου διαγράφει οριστικά ένα παραστατικό και εμφανίζεται μόνο όταν ισχύουν και τα δύο:

• το παραστατικό δεν έχει σταλεί (χωρίς ΜΑΡΚ και όχι στην κατάσταση «Εστάλη»),
• και, για αποδείξεις και τιμολόγια, είναι το τελευταίο παραστατικό της πώλησης, ώστε να μη δημιουργηθεί κενό στην αρίθμηση.

Η διαγραφή δεν αναιρείται και ζητά πάντα επιβεβαίωση. Αν ένα παραστατικό έχει ήδη σταλεί, χρησιμοποίησε την ακύρωση, που εκδίδει πιστωτικό.

Εξαγωγή σε XLS / CSV

Επιλέγεις γραμμές με τα κουτάκια στην αρχή κάθε γραμμής, ή όλες μαζί με το κουτάκι της κεφαλίδας. Από το μενού που ανοίγει εκεί κάνεις:

• Εξαγωγή CSV/XLS: αν δεν έχεις επιλέξει γραμμές, εξάγονται όλες όσες περνούν από τα φίλτρα, όχι μόνο η σελίδα που βλέπεις. Ο διακόπτης δίπλα επιλέγει τη μορφή (XLS ή CSV) και η επιλογή σου αποθηκεύεται στον browser. Το αρχείο έχει ημερομηνία, τύπο, αριθμό, παραγγελία, πελάτη, ποσό, κατάσταση και ΜΑΡΚ.
• Ακύρωση των επιλεγμένων παραστατικών.
• Πολλαπλή διαγραφή των επιλεγμένων.

Στις πολλαπλές ενέργειες ισχύουν οι ίδιοι κανόνες με τις μεμονωμένες: ό,τι δεν επιτρέπεται (π.χ. παραστατικό που έχει σταλεί) παραλείπεται και αναφέρεται στο μήνυμα που εμφανίζεται μετά.

Δικαιώματα

Η πρόσβαση ρυθμίζεται από το Μενού Εργαλείων. Η προβολή της σελίδας είναι δικαίωμα του εργαλείου και οι ενέργειές της έχουν ξεχωριστά δικαιώματα: εξαγωγή, ακύρωση (δικαίωμα αποθήκευσης) και διαγραφή. Αν ένας χρήστης δεν έχει ένα δικαίωμα, το αντίστοιχο εικονίδιο ή η επιλογή δεν εμφανίζεται. Κάθε ακύρωση, διαγραφή και εξαγωγή καταγράφεται στο Ημερολόγιο με το όνομα του χρήστη.