Παραγγελίες

Σε αυτό το άρθρο είναι τα εργαλεία παραγγελιών για vouchers, αρχειοθέτηση και ελέγχους. Η λίστα Παραγγελίες, η Συγκέντρωση, οι Επιστροφές και η Διαχείριση Voucher έχουν δικά τους αναλυτικά άρθρα: Παραγγελίες, Συγκέντρωση, Επιστροφές και Διαχείριση Voucher. Εδώ υπάρχουν πέντε εργαλεία:

• Voucher Checking · Vouchers αποστολή · Backup Παραγγελιών
• Έλεγχος ACS orders · Επεξεργασία Διπλών IDs

Σημείωση: ορισμένα εργαλεία (ACS, ERP, POS, courier) εμφανίζονται ή λειτουργούν μόνο όταν έχουν ενεργοποιηθεί για την εγκατάστασή σου.

Backup Παραγγελιών

Η αρχειοθέτηση παλιών παραγγελιών, ώστε να μην βαραίνει η βάση. Επιλέγεις μια χρονιά (στην κάρτα φαίνεται το πλήθος των παραγγελιών της) και οι παραγγελίες της:

1. αποθηκεύονται σε αρχείο backup (π.χ. 2019_OrderBack.bin), στο οποίο κρύβονται με αστεράκια τα ονόματα, τα τηλέφωνα και τα email (για λόγους GDPR) και αφαιρούνται οι σημειώσεις,
2. διαγράφονται από τη βάση.

• Αρχειοθετούνται έως 5000 εγγραφές ανά κύκλο· αν η χρονιά έχει περισσότερες, επανέλαβε τη διαδικασία.
• Οι πρόσφατες χρονιές είναι κλειδωμένες (φαίνονται με λουκέτο) και δεν αρχειοθετούνται.
• Τα αρχεία backup που έχουν δημιουργηθεί εμφανίζονται στη λίστα «Αρχειοθετημένες χρονιές (.bin)», από όπου τα κατεβάζεις.

Προσοχή: η λειτουργία αδειάζει τη βάση και δεν αναιρείται, και τα προσωπικά στοιχεία στο backup δεν ανακτώνται. Πριν από την αρχειοθέτηση ζητείται επιβεβαίωση.

Voucher Checking

Ο έλεγχος των εισπράξεων αντικαταβολής από τις courier. Φορτώνεις το αρχείο που σου στέλνει η εταιρεία (Excel XLS / XLSX ή CSV), ο έλεγχος αντιστοιχίζει τα vouchers με τις παραγγελίες του καταστήματος και σου δείχνει τη σύγκριση.

1. Φόρτωση: σύρε το αρχείο στο πλαίσιο ή διάλεξέ το.
2. Courier: διάλεξε ΕΛΤΑ Courier, Γενική Ταχυδρομική ή ACS Courier, ώστε να διαβαστούν σωστά οι στήλες.
3. Επεξεργασία αρχείου: βλέπεις τη σύγκριση και τσεκάρεις όσα vouchers θέλεις να σημειωθούν ως πληρωμένα.

• Setup Στηλοθέτησης: ορίζεις ποια στήλη του αρχείου κάθε courier περιέχει τι (π.χ. τον αριθμό voucher και το ποσό).
• Εξαγωγή Reports: εξάγει τις αναφορές των ελέγχων, μαζί με τις εγγραφές που παρουσίασαν πρόβλημα.

Vouchers αποστολή

Η μαζική αποστολή email με τον κωδικό παρακολούθησης (tracking voucher) στους πελάτες. Στέλνει email σε κάθε παραγγελία που πληροί όλα τα παρακάτω:

• έχει voucher και email πελάτη,
• είναι στο στάδιο Αποστολή και στην κατάσταση Παραδόθηκε,
• έγινε τις τελευταίες 15 ημέρες,
• δεν έχει ήδη σταλεί email παρακολούθησης.

Το email φεύγει στη γλώσσα της παραγγελίας και η παραγγελία σημειώνεται ως «εστάλη» μόνο αν το email πράγματι στάλθηκε· αν αποτύχει, ξαναδοκιμάζεται.

• Από το BE (browser): στέλνεται ένα email ανά φόρτωση, με μπάρα προόδου και αυτόματη ανανέωση ανά λίγα δευτερόλεπτα.
• Αυτόματα από τον server (cron): σε πολλές εγκαταστάσεις τρέχει περιοδικά (π.χ. κάθε μισή ώρα) και στέλνει όλα τα εκκρεμή με μικρή αναμονή ανάμεσα στα email. Καταγράφεται στο Ημερολόγιο ως «Automated».

Έλεγχος ACS orders

Ελέγχει τις νέες παραγγελίες με ACS για δυσπρόσιτες περιοχές. Για κάθε νέα παραγγελία (στάδιο 0, σε εξέλιξη), που δεν είναι Skroutz Last Mile, παραλαβή από κατάστημα ή επιστροφή και δεν έχει ελεγχθεί ήδη, ζητά από την ACS επικύρωση της διεύθυνσης και γράφει στα σχόλια της παραγγελίας:

• ΔΥΣΠΡΟΣΙΤΟ, αν η περιοχή είναι δυσπρόσιτη,
• ACS, αν η διεύθυνση είναι κανονική.

Αν η ACS δεν απαντήσει, η παραγγελία ξαναελέγχεται στην επόμενη εκτέλεση. Μετά τον έλεγχο εμφανίζεται μήνυμα με το πλήθος (ACS, ΔΥΣΠΡΟΣΙΤΟ, χωρίς απάντηση). Το εργαλείο τρέχει και αυτόματα από τον server (σε πολλές εγκαταστάσεις δύο φορές την ημέρα).

Επεξεργασία Διπλών IDs

Διορθώνει παραγγελίες που έχουν τον ίδιο αριθμό. Αν υπάρχουν διπλά ID, η σελίδα τα εμφανίζει με το προϊόν, το ονοματεπώνυμο, την ώρα και τις ποσότητες, ώστε να δώσεις σε μία από τις παραγγελίες ένα ελεύθερο ID (οι ελεύθεροι αριθμοί προτείνονται· όσοι είναι δεσμευμένοι από άλλη παραγγελία φαίνονται με πορτοκαλί). Αν δεν υπάρχουν διπλά, γυρίζεις στη λίστα Παραγγελιών.